Der Begriff „Personalakte“ ist gesetzlich nicht definiert. Das BAG hat unter Personalakte jede Sammlung von Urkunden und Dokumenten verstanden, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers bezieht und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht. Sie soll ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über seinen Werdegang geben.

EINSICHTNAHME

Der Arbeitgeber ist aufgrund des Persönlichkeitsrechts des Arbeitnehmers und seiner Fürsorgepflicht verpflichtet, die Personalakte vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Kreis der zugangsberechtigten Personen ist daher möglichst klein zu halten und auf die für Personalentscheidungen zuständigen Mitarbeiter zu beschränken. Arbeitnehmer können jederzeit (anlasslos) Einsicht in ihre Personalakten nehmen. Die Einsichtnahme ist grundsätzlich während der Arbeitszeit zu gewähren und die Vergütung ist entsprechend während dieser Zeit fortzuzahlen Die Personalakte ist dem Arbeitnehmer vollständig vorzulegen, ohne dass vorher Schriftstücke entfernt werden.

Da das Einsichtsrecht nur dann umfassend wahrgenommen werden kann, wenn dem Arbeitnehmer auch bekannt ist, wo seine Unterlagen aufbewahrt werden, sind auch Hinweise auf Bei- oder Sonderakten in die formelle Hauptakte aufzunehmen. Bei Verwendung von Personalinformationssystemen kann der Arbeitnehmer einen Ausdruck verlangen.

Das Einsichtsrecht schließt die Befugnis zur Fertigung von Notizen und Abschriften oder - auf eigene Kosten - Fotokopien ein.

Der Arbeitnehmer kann bei der Einsichtnahme einen Personalvertreter und ggfs. auch ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung hinzuziehen.

ENTFERNUNG UND BEIFÜGUNG VON ERKLÄRUNGEN UND VORGÄNGEN

Der Arbeitnehmer hat das Recht, der Personalakte Erklärungen - z.B. in Form einer Gegendarstellung im Falle einer Abmahnung - beizufügen. Er kann auch die Aufnahme von Unterlagen verlangen, beispielsweise zu einer während des Arbeitsverhältnisses erlangten Zusatzqualifikation. Auch die Berichtigung falscher Daten kann verlangt werden. Ebenfalls kann die Entfernung unrichtiger und zu Unrecht belastender Unterlagen, insbesondere im Zusammenhang mit einer Abmahnung, verlangt werden.